Déposer des archives
Dastum poursuit sa collecte d’archives et de documents sur le patrimoine oral de Bretagne.
Archives sonores de collectes, de captations d’événements (bandes magnétiques, cassettes, mini-discs, fichiers numériques), cahiers de chansons manuscrits, photos (de noces du début 20ème siècle, d’informateurs, de collecteurs, reportages photos sur des événements contemporains…), affiches, archives papier, mais aussi coupures de presse, livres, disque vinyles..., c’est chaque année près de 150 nouveaux dépôts qui sont confiés à Dastum.
Si vous avez vous-même des documents que vous souhaitez nous confier, contactez-nous !
Comment ça se passe ? / Que deviennent mes archives ?
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Le dépôt : Le rendez-vous : après le premier contact, nous nous déplaçons chez vous ou nous vous recevons à Dastum pour la prise en charge du fonds. (Pour des documents numériques de petit volume, ou en cas d’éloignement géographique, les choses peuvent aussi se faire à distance).
Fiche officielle de remise de documents : nous établissons un document officiel, signé par vous-même, en tant que déposant, et par Dastum, précisant les conditions de la remise des documents (dépôt temporaire, don, prêt pour duplication, transfert de données), la durée du prêt le cas échéant, et un descriptif du contenu. [voir le document-type ICI]
2
L’inventaire : un inventaire systématique et détaillé des éléments remis par le déposant est réalisé, avec étiquetage de chaque élément physique et intégration à l’inventaire général dans la base de données de gestion des fonds. S’il s’agit d’un don, les documents sont intégrés dans le plan de classement général de Dastum.
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La numérisation : Dans un premier temps, les documents sont numérisés « au kilomètre » (un fichier numérique par support physique) puis les originaux sont restitués au déposant dans le cas d'un dépôt, entre 3 et 6 mois selon l'importance quantitative du fonds.
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Le séquençage et la description documentaire : les documents sont ensuite « séquencés », c'est-à-dire, pour les archives sonores, découpé unité par unité (chanson par chanson ou air par air), identifiés, puis font l’objet d’une description documentaire détaillée. Cette phase est la plus longue du processus (on estime par exemple, qu’il faut en moyenne, 7 heures pour traiter une heure de son numérisé au kilomètre).
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La mise à disposition du public des documents numérisés : lorsque le déposant le souhaite, les documents numérisés et documentés sont rendus accessibles au public sur Dastumedia. Le contrat de cession de droit signé entre Dastum et le déposant précise quel niveau d’accès au public (accès libre, sur inscription à Dastumedia, restreint…) [voir le document type ICI]
Comment faire si je souhaite numériser moi-même mes archives ?
Il existe de nombreux cas de figure différents, et dans tous les cas, il est toujours préférable de prendre contact avec nous pour organiser au mieux votre travail, de façon à ce qu’il soit compatible à terme avec l’organisation de Dastum (technique d’inventaire, nommage des supports, normes techniques de numérisation, nommage des fichiers, techniques de traitement documentaire…)
Pour des fonds importants, nous pouvons vous rencontrer, chez vous ou à Dastum, pour mettre en place la méthode la plus adaptée à votre cas de figure.
A titre indicatif, nous mettons à votre disposition les documents suivants :